Hinweisgebersystem

EU-Hinweisgeberrichtlinie erfolgreich umsetzen

Am 16. Dezember 2019 ist die EU-Hinweisgeberrichtlinie in Kraft getreten. Sie soll den Schutz von Hinweisgebenden EU-weit standardisiert ermöglichen. Bis 2021 haben die EU-Mitgliedsstaaten Zeit, die Vorgaben der Richtlinie in nationales Recht umzusetzen.

Ziel der EU-Whistleblowing-Richtlinie ist es, Verstöße aufzudecken und zu unterbinden. Hinweisgebende sollen durch die Einrichtung effektiver und sicherer Meldekanäle künftig besser vor Repressalien geschützt werden.

Nachfolgend geben wir einen Überblick über die wichtigsten Informationen und erklären, mit welchen Maßnahmen sich Organisationen bestmöglich darauf vorbereiten sollten:

Compliance als Teil einer gesunden Unternehmenskultur

Evermood ermöglicht es Mitarbeitenden, Verstöße unternehmensintern und anonym zu melden.
  • datenschutzkonform
  • erfüllt EU-Hinweisgeber-Richtlinie
  • flexible Ausgestaltung

Für wen gilt die Bestimmung?

Private Unternehmen

mit mehr als 50 Beschäftigte, oder einem Jahresumsatz größer als €10M, oder die im Finanzdienstleistungssektor tätig sind

Verwaltungen

die staatlich & regional organisiert sind

Lokale Gemeinden

mit mehr als 10.000 Einwohnern

Wer im Unternehmen ist zuständig?

Bei der Einführung eines Hinweisgebersystems sollten geeignete Personen zum Erhalt und der Nachverfolgung der Meldungen bestimmt werden. Diese können sein:

  • Compliance Officer
  • Legal Counsel
  • Personalleiter*in
  • Integritätsbeauftrage*r
  • Chief Financial Officer
  • Mitglied des Vorstands oder der Geschäftsführung
  • externe Ombudsstelle

Welche Meldekanäle können Unternehmen wählen?

Hinweisgebende sollen die Möglichkeit haben, Meldungen schriftlich über ein Online-System, per Brief bzw. Postweg und/oder mündlich per Telefon oder Anrufbeantwortersystem abzugeben. Bei jedem Meldeweg muss die Vertraulichkeit der Identität der Hinweisgebenden und Betroffenen gewahrt werden.

  • Telefon
  • E-Mail
  • Brief-, oder Postweg
  • Online-System

Wo liegen Vor- und Nachteile der verschiedenen Meldekanäle?

Während der klassische Briefkasten den Vorteil hat, dass er schnell einzurichten ist, müssen Hinweisgebende den Zeitpunkt des Briefeinwurfs so wählen, dass sie anonym bleiben können. Zudem besteht keine Möglichkeit zur Kontaktaufnahme oder für einen Austausch.

Auch das E-Mail Postfach ist einfach und mit geringen Kosten einzurichten. Hier ist ein Zwei-Wege-Dialog mit den Hinweisgebenden möglich. Die Herausforderungen liegen in der mühsamen DSGVO-konformen Verwaltung. Zudem können weder die Anonymität der Hinweisgebenden, noch der sichere Übertrag von Dokumenten gewährleistet werden.

Eine Telefon-Hotline bietet ähnliche Herausforderungen wie die Kontaktaufnahme per E-Mail. Auch hier kann keine Anonymität für die Hinweisgebenden gewährleistet werden. Eine Hotline steht nicht 24/7 zur Verfügung und es gibt ebenfalls keine Möglichkeit, den Übertrag von Dokumenten geschützt zu übermitteln.

Das digitale Hinweisgebersystem gewährleistet die Wahrung der vollständigen Anonymität von Hinweisgebenden sowie die geschützte Übermittlung von Dokumenten. So werden alle relevanten Datenschutz-Anforderungen erfüllt. Im Falle einer Durchsuchung oder behördlichen Sicherstellung sind Meldung an einem zentralen Ort revisionssicher abgelegt und dokumentiert.

Was macht Evermood als digitales Hinweisgebersystem besonders?

Evermood ist mehr als nur ein digitales Hinweisgebersystem.

Im Vergleich zu traditionellen Whistleblowing-Hotlines oder umständlichen Formular-Lösungen, entscheidest du dich mit Evermood für ein innovatives und flexibles System. Das Besondere dabei ist, dass du zu den Compliance Themen jederzeit weitere Themenfelder ergänzen kannst.

Diese Themenerweiterung hat den Vorteil, dass künftig nicht mehrere Systeme für verschiedene Bereiche einzuführen sind, sondern diese über eine zentrale Plattform gebündelt werden. Das verschlankt die Tech-Infrastruktur und optimiert die bereichsübergreifende Kommunikation und Dateneinheit. So kann deine Evermood Plattform neben Compliance Themen um weitere Themen wie z.B. soziale Konflikte, Bedrohungsmanagement, gesundheitliche oder arbeitsmedizinische Anliegen erweitert werden.

Dein Hinweisgeber-System schon ab 175€ pro Monat

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