Ein digitaler Schutzraum für mehr Vertrauen und Innovation

Die Stadt Aachen ist mit mehr als 250.000 Einwohnern Deutschlands westlichste Großstadt und zählt über 5.200 Mitarbeitende in rund 100 Standorten.
Stadt Aachen Cover
5.200
Mitarbeitende
100
Standorte
30
Fachbereiche
20
Experten

Die Ausgangslage

Präventivmaßnahmen zur Beratung und Unterstützung ihrer vielen Mitarbeitenden sind für die Stadt Aachen eine Top-Priorität. Denn jüngste Studien des Forsa Instituts zeigen, dass jede*r zweite Mitarbeitende im öffentlichen Dienst bereits eine Form von Belästigung, Diskriminierung oder Mobbing am Arbeitsplatz erlebt hat. Einer Befragung der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin zufolge empfindet zudem jede*r Zweite psychische Belastungen. Die Folgen sind weitreichend und können zu einem Leistungs- und Produktivitätsrückgang, erhöhter Personalfluktuation und geringerer Innovationskraft führen.

Das Ziel: Mitarbeitenden Gehör verschaffen

Hier setzt die Stadt Aachen präventiv an und legt besonderen Wert auf ein vertrauensvolles und inklusives Arbeitsumfeld. Das Ziel der Stadt war es deshalb, eine Plattform anzubieten, die es Mitarbeitenden erleichtert, bei sensiblen Themen wie Mobbing, Belästigung, Stress oder Compliance einfach und sicher die richtige Unterstützung zu finden.

"Als Leitkommune für die Digitale Modellregion im Regierungsbezirk Köln wollten wir gezielt einen digitalen Schutzraum schaffen, der auch ohne dienstlichen Intra- oder Internetzugang für alle Mitarbeitenden erreichbar ist und ihnen volle Kontrolle darüber lässt, ob und welche Art von Hilfe sie in Anspruch nehmen möchten."

— Wolfgang Pauels
Chief Digital Officer der Stadt Aachen
Mitarbeiterunterstützung bei der Stadt Aachen

Die Herausforderung: Das passende Angebot ist schwer zu finden

Mit diesem Ansatz geht die Stadt Aachen gezielt auf die Wünsche von Arbeitnehmenden in Deutschland ein. So wünschen sich 3 von 5 Mitarbeitenden mehr digitale Hilfs- und Beratungsangebote. 4 von 5 Mitarbeitenden sagen zudem, dass ein anonymer und digitaler Kommunikationsweg es ihnen erleichtern würde, ein Beratungsgespräch aufzusuchen.

Aus diesem Grund war die Stadt Aachen auf der Suche nach einer digitalen Plattform, die alle bestehenden internen und externen Vertrauenspersonen flexibel in ein System einbindet.

Whistleblowing- bzw. Hinweisgeber-Systeme decken zwar den Wunsch nach einer Compliance Lösung ab. Jedoch leisten sie keine Unterstützung bei Themen wie Konflikten oder psychischen Gesundheitsgefährdungen.

Externe Hotlines, die an dieser Stelle ansetzen, sind ihrerseits nicht jederzeit erreichbar, stellen eine höhere Hemmschwelle dar und werden oft erst dann genutzt, wenn das Problem bereits akut ist.

Warum sich die Stadt Aachen für Evermood entschieden hat

Evermood ist die einzige digitale Plattform, die eine niederschwellige Kontaktaufnahme und Vernetzung zu Unterstützungsangeboten ermöglicht. Dank eines umfangreichen Rollen-Rechte-Systems können je nach Thema die richtigen Vertrauensleute hinterlegt und anonym per Chat oder persönlich kontaktiert werden. Dieser Ansatz hilft der Stadt Aachen dabei, Konfliktpotenziale früher aufzuspüren und nachhaltig die Gesundheit und Zufriedenheit ihrer Mitarbeitenden zu fördern.

Zudem kommt die Stadt Aachen mit der Einführung von Evermood gesetzlichen Vorschriften nach. Denn das kürzlich verabschiedete EU-Hinweisgeber-Richtlinie verpflichtet Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten dazu, ein anonymes Meldesystem einzuführen. Als erweitertes Hinweisgebersystem ist Evermood gesetzeskonform und wird von der Stadt Aachen zur Erfüllung der Richtlinie eingesetzt. Hierbei ist sichergestellt, dass Meldende von jedem browserfähigen Endgerät auf Evermood zugreifen können – auch ohne dienstlichen Internetzugang.

Evermood positioniert sich klar als Drittanbieter. Hierdurch ist einerseits kein Zugang zum Intranet erforderlich, sodass alle Mitarbeitenden von überall Hilfe erhalten können. Andererseits stärkt die Abgrenzung zur Stadtverwaltung als Arbeitgeberin das Vertrauen der Betroffenen in die Neutralität der Kommunikationslösung.

Durch die Zusammenarbeit mit Evermood profitiert die Stadt Aachen bei der Betreuung ihrer Mitarbeitenden außerdem vom Expertenwissen des Evermood Advisory Boards. So ist beispielsweise Frau Christine Lüders als ehemalige Leiterin der Antidiskriminierungsstelle des Bundes als Senior Partnerin maßgeblich an den Handlungsempfehlungen beteiligt, die Evermood automatisch aus den vorhandenen Daten generiert.

Case Study Stadt Aachen

Foto: Andreas Herrmann - Stadt Aachen

Bei all dem genießt die Stadt Aachen maximale Sicherheit. Denn Evermood setzt nicht nur besonderen Wert auf die Anonymität der Meldenden, sondern auch auf den Datenschutz und die Datensicherheit während aller Prozesse. Alle Daten werden ausschließlich in deutschen ISO 27001 zertifizierten Hochsicherheitszentren verarbeitet und gespeichert. Zudem werden alle Verfahren regelmäßig von externen Juristen und IT-Experten geprüft.

"Evermood unterstützt uns bei der effektiven Bearbeitung von Meldungen, indem es alle existierenden Anlaufstellen in einer Übersicht zusammenbringt. Das schafft nicht nur Transparenz über die Auslastung unserer Anlaufstellen, sondern gibt ein detailliertes Bild über Fragen und Anliegen, die unseren Mitarbeitenden auf dem Herzen liegen."
— Wolfgang Pauels
Chief Digital Officer der Stadt Aachen

Wie Evermood die Stadt Aachen unterstützt

Evermood ermöglicht nicht nur die Bündelung aller vorhandenen Angebote an einem Ort. Für die Stadt Aachen erstellen wir zudem detaillierte Analysen und Statistiken in einem Dashboard und liefern so ein genaues Bild des Arbeitsklimas.

So kann die Stadtverwaltung auf Basis von Daten sehr schnell und fundiert zielgenaue Maßnahmen ableiten, welche das Miteinander, die Motivation und Unternehmenskultur nachhaltig verbessern. Im Zuge der Anwendung von Evermood erfolgt die Etablierung eines „Evermood-Vertrauensleute-Netzwerks“, in dem Vertrauensleute regelmäßig professionell geschult sowie anhand von praktischen Beispielen auf den Umgang mit bevorstehenden Problemstellungen und Situationen vorbereitet werden. Das Netzwerk dient außerdem der kontinuierlichen Abstimmung von standardisierten Vorgehensweisen.

„Vernetze Organisationen sind der Grundbaustein für Innovationskraft. Evermood ist eine der Maßnahmen, mit denen wir dem Ziel einer sinnvollen und umfänglichen Vernetzung aktiv nachgehen.“
— Wolfgang Pauels
Chief Digital Officer der Stadt Aachen

Die digitale Lösung von Evermood trägt mit ihrem Funktionsumfang dazu bei, die Mitarbeiterzufriedenheit und Betriebsgesundheit der Stadt Aachen nachhaltig zu fördern und durch die Verringerung der Krankheitstage und Personalfluktuation Personalkosten einzusparen.

Das klingt auch für deine Stadt interessant? Aufgrund der Größe, Aufgabenvielfalt und Diversität der Mitarbeitenden der Stadt Aachen ist eine Übertragbarkeit auf möglichst viele andere Gebietskörperschaften sowie kommunale Unternehmen gewährleistet. Sprich uns an, um herauszufinden wie Evermood auch für deine Organisation einen Mehrwert stiftet.

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