In einer etablierten und gesunden Speak-up Kultur identifizieren sich Mitarbeitende stärker mit ihrem Job, bleiben länger im Unternehmen und werden nachweislich produktiver. Das APE-Modell hilft in drei Schritten, eine solche Speak-Up Kultur zu erreichen.

Zwar kann es für Führungskräfte erst einmal unbequem erscheinen, wenn Angestellte sagen, was sie wirklich denken. Doch niemand kennt die Abläufe in einzelnen Geschäftsbereichen so gut, spricht mit so vielen Kunden und erkennt Schwachstellen früher als die Menschen, die tagtäglich operative Arbeit leisten. Hinzu kommt, dass schwelende interpersonelle Konflikte oder nicht geahndetes Fehlverhalten dramatische Folgen für die Betroffenen haben können.

Damit Mitarbeitende sich trauen, Bedenken offen zu äußern, bedarf es einer vollkommen angstfreien Umgebung und viel Vertrauen im Unternehmen. Man spricht in diesem Zusammenhang von psychological safety, dem laut des Unternehmens Google stärksten Einflussfaktor für erfolgreiche Zusammenarbeit. Wie aber können Unternehmen ihren Mitarbeitenden diese Sicherheit signalisieren und eine Speak-up Kultur aufbauen?

Das Ape-Modell

Bei Evermood sprechen wir vom APE-Modell als Lösungsansatz in drei Schritten: Awareness schaffen, Prozesse etablieren, Engagement fördern.

Schritt 1: Awareness schaffen

Der grundlegende Schritt beginnt mit einer klaren Kommunikation der Unternehmenswerte: Erklärt ein Unternehmen zum Beispiel auf dem Papier die Gleichstellung der Geschlechter, Religionen, Generationen und kulturellen Hintergründe aller Mitarbeitenden zum Ziel, so muss die Förderung dieser Diversität auch als fester Bestandteil der Unternehmenskultur immer wieder kommuniziert werden. Das bedeutet auch, Werte und einen Code of Conduct schriftlich festzuhalten, um bei allen Mitarbeitenden ein Bewusstsein für diese Grundsätze zu schaffen. Beispielsweise können neue Mitarbeitende darum gebeten werden, bei Vertragsbeginn den vereinbarten Code of Conduct zu lesen und sich mit einer Unterschrift dazu zu bekennen.

Wir bei Evermood bezeichnen diese Stufe im APE-Modell als Awareness. Sie beinhaltet auch eine Null-Toleranz Politik bei Verstößen gegen den Code of Conduct, damit die Unternehmenswerte mit der Zeit nicht verwässern, sondern gelebt werden. Auch die Prozesse im Umgang mit kritischem Feedback oder der Meldung von Fehlverhalten, müssen transparent an alle Mitarbeitenden kommuniziert werden. Im Idealfall können Betroffene, aber auch Beobachtende von problematischem Verhalten dieses sofort als unangemessen einordnen und wissen, was zu tun ist. Denkbar sind auch interne Kampagnen, die für mehr Respekt im Umgang miteinander werben. Die Wahrscheinlichkeit, dass Konflikte früher angesprochen und Missstände schneller aufgedeckt werden, steigt durch Awareness im Unternehmen beträchtlich.

Schritt 2: Prozesse etablieren

Im zweiten Schritt des APE-Modells müssen Unternehmen Kompetenz und Prozesse im Umgang mit Meldungen von Mitarbeitenden entwickeln. Es ist nicht immer einfach, im Ernstfall die richtigen Worte zu finden und die richtigen Maßnahmen einzuleiten. Deswegen sollten Führungskräfte in Schulungen auf diese Situationen vorbereitet werden, zum Beispiel indem sie in Rollenspielen ein vertrauliches Gespräch nachempfinden. Außerdem sollten im Vorfeld klare Abläufe vereinbart werden: Welche Managementebene wird bei welchen Vorfällen eingebunden? Gibt es ausreichenden Zugang zu psychologischer Hilfe? Wer fungiert bei Bedarf als Mediator*in? Gleichzeitig muss sichergestellt werden, dass kritisches Feedback niemals einfach im Sande verläuft – das wäre ein fatales Zeichen für alle Mitarbeitenden und beschädigt das Vertrauensverhältnis nachhaltig. Nicht zu vernachlässigen ist außerdem die Fürsorgepflicht gegenüber ihren Mitarbeitenden, denen Unternehmen unbedingt nachkommen sollten.

Schritt 3: Engagement fördern

Anschließend können Unternehmen auf den beiden Stufen Awareness und Prozesse aufbauen und endlich die Früchte ihrer harten Arbeit ernten. Mitarbeitende vertrauen nun darauf, dass ihr Anliegen ernst genommen und fair gehandhabt wird. Sie spüren die psychological safety im Unternehmen und wissen, dass ihre Anregungen erwünscht sind und sie bei Fehlverhalten nicht schweigen oder wegschauen sollten. Diese Umgebung bietet ideale Voraussetzungen für mehr Engagement und eine echte Speak-up Kultur.

Was nun noch fehlt sind Angebote, mit denen sich Mitarbeitende so niederschwellig wie möglich mitteilen können. Um auf die unterschiedlichen Vorlieben der diversen Persönlichkeitstypen einzugehen, bedarf es dabei verschiedener Kommunikationskanäle. Während extrovertierte Menschen von sich aus eine Bereitschaft mitbringen, auch unangenehme Themen anzusprechen, zögern viele introvertierte Mitarbeitende bei diesem Schritt. Zur Unterstützung können Unternehmen verschiedene Strukturen schaffen, um das Engagement im letzten Schritt des APE-Modells zu fördern:

• Regelmäßige Feedbackgespräche mit der Führungskraft lassen das Vertrauen langsam wachsen und fördern einen ungezwungenen Austausch. In solchen one-on-ones, beispielsweise im Zwei-Wochen-Takt, darf gern auf eine Agenda verzichtet werden und fachliche Themen sollten nur am Rande zur Sprache kommen. Häufig öffnen sich Mitarbeitende in solchen Gesprächen noch einmal ganz anders und geben letztendlich sehr ehrliches Feedback.

• Manchmal fällt es schwer, Probleme im Team mit der direkten Führungskraft anzusprechen. Daher kann es helfen, unterschiedliche betriebliche Anlaufstellen als Kontaktperson anzubieten. In großen Unternehmen kann das beispielsweise der Betriebsrat sein, in kleineren eine Ansprechperson in HR. Idealerweise gibt es eine von den Mitarbeitenden gewählte Vertrauensperson.

• Alle Kommunikationswege, mit denen das Risiko von negativen Konsequenzen und Repressalien für die meldende Person minimiert werden können, erweisen sich als großer Hebel auf dem Weg zu mehr Mitarbeiterengagement. Anonyme schriftliche Kommunikationskanäle erleichtern Mitarbeitenden den ersten Schritt. Bei Evermood haben wir deswegen neben unserem digitalen Assistenten für den anonymen Erstkontakt sogar die Möglichkeit für eine diskrete Zwei-Wege Kommunikation mit einer Vertrauensperson entwickelt. Mitarbeitende dürfen so selbst entscheiden, ob und wann sie ihre Identität preisgeben möchten. Außerdem besteht so nach einer Meldung weiterhin die Möglichkeit, Hilfe und Rat zu erhalten und das Anliegen wenn möglich aufzuklären.

• Generell gilt: Jede*r Mitarbeitende ist anders. Unternehmen sollten daher möglichst viele verschiedene Kommunikationskanäle zur Verfügung stellen. Ob per Telefon oder E-Mail, persönlich oder anonym – jeder Hinweis und jedes Feedback ist besser als die bisherige “Blackbox”. Nur so können sich Unternehmen kontinuierlich verbessern.

Es ist keine leichte Aufgabe, eine Kultur zu schaffen, in der Mitarbeitende sagen, was sie wirklich denken. Aber für Unternehmen liegt darin die Chance, mit zufriedeneren und gesünderen Angestellten mehr Erfolge zu erzielen. Die Arbeitgeberattraktivität wird gestärkt, die Innovationskraft wächst und Imageschäden sowie finanzielle Risiken können vermieden werden. Wer dem APE-Modell Schritt für Schritt folgt, wird sukzessive Verbesserungen in der eigenen Kultur bemerken – und mit Mitarbeitenden belohnt, die gerne ins Büro kommen.