Im Kundensupport zahlreicher Unternehmen wird die digitale Wissensdatenbank bereits erfolgreich eingesetzt und sorgt durch die Bereitstellung wichtiger Informationen für ein besseres Kundenerlebnis sowie eine höhere Zufriedenheit. Warum nicht diese positiven Effekte auch für die Gesundheit und das Wohlbefinden der eigenen Mitarbeitenden nutzen? Von Evermood durchgeführte Kundenbefragungen zeigen, dass sich 3 von 5 Mitarbeitenden vermehrt digitale Angebote von ihrem Arbeitgeber wünschen und 69 % eine digitale Wissensdatenbank als hilfreich für die Mitarbeiterunterstützung empfinden.

Vorteile einer digitalen Wissensdatenbank

Dass die digitale Wissensdatenbank einen so guten Anklang findet, liegt an ganz bestimmten Vorteilen: Wichtige Informationen sind schnell abrufbar, lassen sich leicht finden und stehen jederzeit sowie überall zur Verfügung.

Diese Merkmale machen sie auch im Bereich der Mitarbeiterunterstützung zu einem geeigneten Tool, um Fragen zu beantworten und Anliegen unkompliziert zu klären: Denn sinnvoll im Arbeitsalltag implementiert leistet die digitale Wissensdatenbank präventive Hilfe bei Herausforderungen – sowohl beruflicher als auch privater Natur. Gleichzeitig ist die Hemmschwelle, auf diese Weise Hilfe in Anspruch zu nehmen, niedriger als bei einem persönlichen Gespräch, da Mitarbeitende eigenständig und innerhalb ihres eigenen Schutzraums nach Lösungen suchen können. Die Auseinandersetzung mit potenziell belastenden Themen erfolgt auf diese Weise früher.

Aber nicht nur für Mitarbeitende stellt eine digitale Wissensdatenbank eine Erleichterung dar. Auch für den Personalrat sowie Verantwortliche aus den Bereichen Gesundheit und Gleichstellung ist sie ein starkes Hilfsmittel. Informationen rund um verschiedene Beratungsthemen und -angebote können ohne größeren Arbeitsaufwand sinnvoll gebündelt und an die Belegschaft kommuniziert werden. Das spart Zeit und macht das Gesamtangebot bekannter sowie effektiver. Liefert die Wissensdatenbank Auswertungen, werden zudem wichtige Einblicke in den Stand der Unternehmenskultur und das Wohlbefinden der Belegschaft möglich. Auf diese Weise lassen sich weitere Maßnahmen für ein ganzheitliches Unterstützungs- und Gesundheitsangebot ableiten.

Anforderungen, die eine digitale Wissensdatenbank erfüllen sollte

Soweit die Theorie. Doch was macht eine gute digitale Wissensdatenbank wirklich aus? Was muss sie können, um den speziellen Anforderungen im Bereich der Mitarbeiterunterstützung gerecht zu werden und einen echten Mehrwert für Mitarbeitende, Führungskräfte und den Arbeitgeber gleichermaßen zu liefern? Wir haben die wichtigsten Punkte zusammengefasst:

1. Mobiler Zugang für Mitarbeitende

Einer der wichtigsten Vorteile der digitalen Wissensdatenbank ist ein einfacher Zugang für die Nutzer*innen bzw. Mitarbeitenden. Sie sollten die Datenbank als Web-App vom Smartphone und Website auf dem stationären PC abrufen können. So ist das Unterstützungsangebot jederzeit zugänglich, egal ob im Büro, zu Hause oder unterwegs.

Die Wissensdatenbank sollte zudem unabhängig vom Intranet sein. Nur so finden alle Mitarbeitenden, also beispielsweise auch Frontline Workers und Mitarbeitende im Außendienst, zur richtigen Zeit die passende Hilfe.

2. Inhalte, die wirklich ankommen

Ist ein schneller und einfacher Zugang gewährleistet, gilt es im nächsten Schritt Inhalte anzubieten, die Mitarbeitenden einen echten Mehrwert bieten. Die angebotenen Informationen sollten deshalb stets strukturiert aufbereitet und durch Fachexpert*innen geprüft sein, um verlässlichen Rat zu bieten. Es empfiehlt sich außerdem, Inhalte in leicht verdauliche Häppchen herunterzubrechen und visuell ansprechend aufzubereiten.

Eine digitale Wissensdatenbank sollte die Möglichkeit bieten, multimediale Inhalte bereitzustellen. Oft bevorzugen Mitarbeitende beispielsweise Videos an Stelle von reinen Textformaten. Kurze Erklärvideos können einen besseren Zugang zu bestimmten Themen verschaffen und kommen einer persönlichen Beratung von Mensch zu Mensch näher, wodurch Vertrauen aufgebaut werden kann.

Egal, ob Text, Video oder Audio – die Inhalte sollten immer den Ton der Unternehmenssprache treffen und praxisnah auf die Situationen der Mitarbeitenden eingehen. Beispielsweise ist es wenig hilfreich, nur eine Definition von Mobbing bereitzustellen. Vielmehr sollte es darum gehen, Mitarbeitenden alltagsnahe Informationen und Handlungsempfehlungen zu geben: „Ist das ein Konflikt oder Bereits Mobbing?“, „Was sind typische Beispiele für Mobbing?“.

So individuell wie die Unternehmenskultur, so verschieden sind auch die Bedürfnisse und Herausforderungen der jeweiligen Belegschaft. Eine gute digitale Wissensdatenbank sollte genau die Themenbereiche abdecken, die für die Mitarbeitenden im Unternehmen wichtig sind. Hierzu können unter anderem Inhalte aus der Betriebsvereinbarung aber auch spezielle interne Richtlinien gehören.

Letztlich sollte eine globale Suchfunktion vorhanden sein, die dabei hilft, Informationen schneller zu finden. Das spart Zeit und Mühen bei der Suche nach der passenden Unterstützung und verschafft Ratsuchenden ein besseres Erlebnis mit dem Angebot.

3. Kluge Verknüpfung zum weiteren Angebot

Eine digitale Wissensdatenbank allein schafft keine herausragende Mitarbeiterunterstützung. Sie stellt jedoch ein sinnvolles Fundament für das restliche Angebot dar. Um den Mehrwert zu maximieren, sollte sie deshalb so gut wie möglich innerhalb der bestehenden Leistungen integriert werden.

Hierzu sollte die Wissensdatenbank zunächst einfach konfigurierbar sein. Denn das ermöglicht eine schnelle Einrichtung ohne detailliertes technisches Know-How und innerhalb bereits vorhandener IT-Strukturen. Auch nach der Einrichtung gewährleisten einfache Konfigurationsmöglichkeiten Änderungen und Erweiterungen ohne großen Arbeitsaufwand.

Eine digitale Wissensdatenbank sollte unter keinen Umständen das persönliche Gespräch ersetzen. Jedoch kann sie als präventive Maßnahme optimal vorausgehen. Als erste, niederschwellige Option kann sie Mitarbeitende dazu befähigen, sich bei Anliegen und Fragen im ersten Schritt selbst zu helfen. Auf diese Weise können sie ernsteren Belastungen, die eine intensive Beratung erfordern würden, eigenständig vorbeugen. So können sie beispielsweise mithilfe von Informationen und Selbsttests Stressoren frühzeitig erkennen und sie umgehen, um mentale Belastungen und Burnout zu vermeiden.

Im Fall von akuten Problemen oder offenen Fragen sollte die digitale Wissensdatenbank eine Vernetzung zu Expert*innen nahelegen und idealerweise auf direktem Wege ermöglichen. So ist zum Beispiel die Trennlinie zwischen Konflikt und Mobbing nicht immer klar und bedarf einer weiteren Klärung. Eine direkte Vernetzung zum Betriebsrat hilft, schnell Klarheit zu schaffen und gemeinsam Lösungen zu erarbeiten. Der erste Schritt in Form von Selbsthilfe ermöglicht es Mitarbeitenden hierbei, mit tiefergehendem Vorwissen direkt in eine persönliche Beratung wechseln. Bei sensiblen Themen sollte die Vernetzung zudem über einen anonymen Kommunikationsweg möglich sein.

Im Übrigen ist eine Einordnung der digitalen Wissensdatenbank im bereiteren Angebot des Unternehmens möglich. Zum Beispiel können Learning & Development Inhalte nach dem gleichen Schema hinterlegt werden, damit alle Unterstützungsangebote zentral an einem Ort liegen und aufgerufen werden können.

4. Zahlen, die Erkenntnisse liefern

Digitale Angebote haben in der Regel den Vorteil, dass Analysen und Auswertungen ohne großen Aufwand möglich sind. Diesen Mehrwert sollte auch eine digitale Wissensdatenbank mitbringen. Denn das Verhalten der Nutzer*innen kann konkrete Rückschlüsse auf Herausforderungen und Themenschwerpunkte im Unternehmen geben.

Verantwortliche sollten unter anderem sehen können, welche Artikel wie oft aufgerufen wurden, um beispielsweise Trends zu bestimmten Zeiten oder an verschiedenen Standorten zu erkennen. Informationen darüber, welche Inhalte als besonders hilfreich empfunden wurden, ermöglichen zudem gezielte Erweiterungen, um das Angebot noch genauer an die Bedürfnisse der Mitarbeitenden anzupassen.

Mithilfe der gewonnenen Erkenntnisse lassen sich im nächsten Schritt weitere Maßnahmen ableiten. Sind beispielsweise Inhalte für mehr Achtsamkeit im Alltag beliebt, können persönliche Coachings vor Ort eine gute Ergänzung sein, um das kollektive Wissen zu vertiefen und praktische Anwendungsbeispiele aufzuzeigen. Eine solche Maßnahmenplanung schenkt Mitarbeitenden nicht nur den Eindruck, gehört zu werden, sondern macht sie langfristig zufriedener und gesünder.

Eine digitale Wissensdatenbank allein reicht nicht aus, um Mitarbeitende bei all ihren Anliegen bestmöglich zu unterstützen. Diesen Anspruch sollte sie auch nicht stellen. Jedoch kann sie klug integriert eine deutliche Erleichterung sowie einen großen Mehrwert für Mitarbeitende und Unternehmen gleichermaßen bringen.