Eine psychische Belastung kann viele Ursachen haben: Stress auf der Arbeit, Konflikte mit Familienmitgliedern oder ein plötzlicher Schicksalsschlag. Sind dir über einen längeren Zeitraum Veränderungen bei einem deiner Teammitglieder aufgefallen, die auf eine psychische Belastung oder Erkrankung hindeuten könnten? Dann ist es wichtig, zeitnah das Gespräch mit der Person aufzusuchen. So kann eine Verschlechterung der Symptome und ein längerer Ausfall verhindert werden. Viele Führungskräfte und Personalverantwortliche stehen hier jedoch vor einer Herausforderung und stellen sich Fragen wie:

• Wie und wo fange ich an?
• Wie wahre ich die notwendige Distanz?
• Wie begegne ich meinem Gegenüber respektvoll und wertschätzend?

Im Beitrag Wie Führungskräfte psychisch belastete Mitarbeitende erkennen sind wir bereits darauf eingegangen, wie sich eine mögliche psychische Belastung bei deinen Teammitgliedern äußern kann. Solltest du dir also noch unsicher sein, ob wirklich eine vorliegt, lies am besten zunächst diesen Artikel.

In diesem Beitrag erfährst du, wie du deine Bedenken oder Besorgnis gegenüber deiner Mitarbeiterin oder deinem Mitarbeiter äußerst und eine mögliche psychische Belastung erfolgreich ansprichst.

Eine mögliche psychische Belastung ansprechen

Der folgende Fahrplan hilft dir dabei, eine vermutete psychische Belastung anzusprechen und wird dich sicher, strukturiert und ergebnisorientiert durch das Gespräch leiten.

Gespräch einleiten

Um ein konstruktives Gespräch führen zu können, solltest du mit deinem Teammitglied einen Gesprächstermin vereinbaren, zu dem ihr beide ungestört seid und ausreichend Zeit mitbringt. Zu Beginn dieses Termins solltest du deutlich machen, welches Ziel du mit diesem Gespräch verfolgst. Zum Beispiel kannst du sagen, dass du das Gespräch aufgesucht hast, weil du dir Sorgen um die Person machst und du nach Lösungsmöglichkeiten suchst, sie zu unterstützen. Denn deine Aufgabe als Führungskraft ist es, der betroffenen Person ein offenes Ohr zu schenken, Angebote bereitzustellen und die Person dazu zu befähigen, sich professionelle Unterstützung zu suchen.

Behalte im Laufe des Gesprächs stets im Hinterkopf, dass nicht alle Mitarbeitenden, die Anzeichen von psychischen Belastungen aufweisen, unter einer psychischen Erkrankung leiden. Darum solltest du die Leistungs- und Verhaltensveränderungen, die du zuvor wahrgenommen hast, stets wertfrei benennen und im Gesprächsverlauf eine neutrale Haltung einnehmen. Immerhin können deine Beobachtungen auch eine vollkommen andere Ursache haben.

Beobachtungen & Interesse teilen

Nachdem du das Gesprächsziel erläutert hast, kannst du sachlich anhand von Beispielen die Auffälligkeiten und Veränderungen benennen, die du in der vergangenen Zeit beobachtet hast. Achte darauf, wertfreie Formulierungen zu verwenden, wie zum Beispiel:

• „Mir ist aufgefallen, dass ... ”
• „Ich habe beobachtet, dass … ”

Mache dabei stets deutlich, dass du und das Unternehmen euch um die Person sorgt und zeige deine Bereitschaft, sie zu unterstützen. Zusätzlich solltest du versuchen, mehr über das Befinden der Person zu erfahren und ihr Raum geben, mehr zu ihrer Perspektive der Situation zu äußern - wenn die Person klar zeigt, dass sie bereit ist darüber zu sprechen.

In einem solchen Fall kannst du auf zurückhaltende Art und Weise offenen Fragen stellen, wie:

• „Gibt es Dinge, die dich derzeit beschäftigen?”
• „Wie nimmst du das wahr?”
• „Hast du Wünsche oder Ideen, wie wir deine Situation verbessern können oder was dir helfen würde?”

Zeige hier stets deine Wertschätzung und Anteilnahme der Person gegenüber. Versuche außerdem authentisch zu bleiben - denn ein unehrliches bzw. gespieltes Verhalten hat negative Effekte auf die weitere Zusammenarbeit und Lösungsfindung.

Hilfsangebote unterbreiten & Maßnahmen definieren

Nachdem ihr, soweit wie möglich, über den Problemkern und deine Beobachtungen gesprochen habt, solltest du Hilfsangebote unterbreiten und mit deinem Gegenüber weitergehende Maßnahmen definieren. Bei Bedarf und wenn es die Situation erlaubt, kannst du z.B. interne oder externe Beratungsangebote benennen und anbieten, den Kontakt herzustellen. Des Weiteren solltest du deine Erwartungen an das künftige Verhalten deines Teammitgliedes teilen und gemeinsam künftige Maßnahmen vereinbaren. Beispiele hierfür könnten sein:

• „Bis zu unserem nächsten Termin werde ich mich bei der Personalleitung informieren, inwieweit wir deine Schichten kürzen können. In der Zeit vereinbarst du ein Beratungsgespräch bei unserer Betriebspsychologin, um herauszufinden, welche Form der psychologischen Unterstützung für dich am geeignetsten ist.”
• „Lass uns bis nächste Woche beide überlegen, wie wir die Aufgaben im Projekt X so umverteilen können, dass du vorübergehend entlastet wirst.”

Nachdem ihr euch auf konkrete Vereinbarungen und nächste Schritte geeinigt habt, solltet ihr die Ergebnisse schriftlich festhalten.

Abschluss finden

Zum Ende des Gespräches ist es hilfreich, direkt einen nächsten Gesprächstermin zu vereinbaren. Diesen Termin könnt ihr entweder nutzen, um die Wirkung der getroffenen Maßnahmen oder um spätestens dann weitere Schritte zu besprechen - falls beispielsweise im ersten Gespräch noch keine konkreten Maßnahmen festgelegt werden konnten. Betone an dieser Stelle ebenfalls, dass du jederzeit ein offenes Ohr für die Person hast. So weiß sie, dass sie auch in der Zwischenzeit mit ihrem Anliegen oder anderen Herausforderungen zu dir kommen kann.

Diese Tipps helfen dir dabei, als Führungskraft erfolgreich eine mögliche psychische Belastung anzusprechen und deine Mitarbeitenden so zu unterstützen. Im Evermood-Blog findest du noch viele weitere Beiträge rund um die Themen mentale Gesundheit, Leadership und Mitarbeiterunterstützung.